Ochrona danych osobowych

KLAUZULE INFORMACYJNE

KLAUZULA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH KONTRAHENTÓW

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest BOTA Technik Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. komandytowa z siedzibą w Gdańsku (80-299), ul. Nowy Świat 38C, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ
w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy pod nr KRS: 0000432307; posiadająca nr NIP: 5862278701 oraz nr REGON: 221740579; zwana dalej: „Administratorem, „BOTA”.

Administrator na podstawie analizy wymagań oraz oceny zagrożeń podjął decyzję, że nie powołuje Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz zakresu przysługujących Pani/Panu uprawnień, należy kierować na adres e-mail: rodo@botatechnik.pl lub na adres siedziby Administratora.

2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą jedynie w poniższych celach:

zawarcia, wykonania i realizacji umowy o świadczenie usług (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
kontaktu umożliwiającego stworzenie umowy lub innych działań przedumownych, wyłącznie uzasadnionych Pani/Pana interesem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym w szczególności obowiązków księgowych, prawno-podatkowych (podstawa prawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi (podstawa prawna: art.6 ust.1 lit f RODO),
wykonania obowiązków prawnych Administratora (np. wystawianie i przechowywanie faktur/dokumentów sprzedaży, pozostałych dokumentów księgowych, rozpatrywanie reklamacji) (podstawa prawna: art.6 ust. 1 lit .c) RODO),
realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, tj. marketingu produktów i usług, kierowania do Pani/Pana ofert w ramach wzajemnej współpracy oraz personalizowania oferty (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 398 Ustawy z dnia 12 lipca 2024 r.
(Dz. U. 2024 poz. 1221) – Prawa Komunikacji Elektronicznej (PKE).

3. Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą przez okres trwania umowy, a także po jej zakończeniu do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy/świadczenia usług lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych osobowych wynikającego z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności podatkowego oraz przepisów
o rachunkowości. W przypadku przetwarzania danych w oparciu o wyrażoną zgodę, dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej wycofania.

4. Pani/Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

5. Odbiorcami Pani/ Pana danych osobowych będą:

Pracownicy/współpracownicy BOTA upoważnieni do przetwarzania danych na polecenie Administratora,
podmioty zewnętrzne przetwarzające dane osobowe na polecenie Administratora na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych,
banki / instytucje finansowe w przypadku konieczności prowadzenia i zapewnienia rozliczeń,
organy nadzorujące, organy władzy i inne osoby trzecie uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa w przypadku, gdy wystąpią z żądaniem lub gdy jest to niezbędne dla realizacji obowiązków Administratora nałożonych prawem.

6. Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych do państwa trzeciego poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych.

Jeśli zajdzie potrzeba przekazania danych osobowych, nastąpi ono wyłącznie na warunkach
i w zakresie, na jaki zezwoli prawo.

7. Przetwarzając Pani/Pana dane osobowe Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia oraz środki organizacyjne i techniczne zgodne z właściwymi przepisami prawa.

8. W związku z przetwarzaniem przez BOTA danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych (art. 15 RODO) oraz prawo ich sprostowania (art. 16 RODO), usunięcia (art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), a także prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO). W przypadku, gdy przekazała/-ł Pani/Pan Administratorowi dane osobowe za zgodą na ich przetwarzanie, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W przypadku uznania przez Panią/Pana, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO ma Pani/Pan ponadto prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Podanie przez Panią/Pana niezbędnych danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy lub zlecenia. Podanie danych ma charakter dobrowolny, jednakże konsekwencją nie podania danych jest brak możliwości zawarcia z BOTA przedmiotowej umowy lub zlecenia na wykonanie usługi.

KLAUZULA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW DO PRACY

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”, „Rozporządzenie”), informujemy kandydatów do pracy o zasadach przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji:

Wszelkie pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz zakresu przysługujących Pani/Panu uprawnień, należy kierować na adres e-mail: rodo@botatechnik.pl lub na adres siedziby Administratora.

2. Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą dla celów aktualnej i przyszłych rekrutacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 oraz Kodeksu Pracy z dnia 26 czerwca 1974r.,

3. Pani / Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres procesu rekrutacji, a po jego zakończeniu zostaną niezwłocznie usunięte, lub w przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie danych dla potrzeb kolejnych rekrutacji przechowywane będą przez okres 2 lat.

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie pracownicy Bota Technik Sp. z o.o. Sp. k., podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz podmioty współpracujące z Administratorem w procesie rekrutacji.

5. W związku z przetwarzaniem przez BOTA danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych (art. 15 RODO) oraz prawo ich sprostowania (art. 16 RODO), usunięcia (art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), a także prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO). W przypadku, gdy przekazała/-ł Pani/Pan Administratorowi dane osobowe za zgodą na ich przetwarzanie, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie bez wpływu
na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W przypadku uznania przez Panią/Pana, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO ma Pani/Pan ponadto prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

6. Podanie danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa, a w pozostałym zakresie dobrowolne. Obowiązek podania przez Panią / Pana danych osobowych takich, jak: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia wynika z art. 221 Kodeksu Pracy oraz innych przepisów prawa pracy. Jeżeli w zgłoszeniu rekrutacyjnym znajdą się dodatkowe dane osobowe ponad te wskazane w przepisach prawa (np. nr telefonu, adres email, wizerunek), wówczas przetwarzanie takich danych osobowych zachodzi w oparciu o Pani /Pana zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Taką zgodę wyraża Pani / Pan wysyłając nam zgłoszenie rekrutacyjne za pośrednictwem portali ogłoszeniowych, pocztą elektroniczną lub tradycyjną. W przypadku, gdy zbieramy dane osobowe na podstawie wyrażonej zgody, podanie danych osobowych jest dobrowolne.

7. Osoby zainteresowane wzięciem udziału w procesie rekrutacji prosimy o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych poprzez zamieszczenie w treści zgłoszenia lub na CV następującej klauzuli: Zgodnie z art.6 ust.1 lit. a) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Bota Technik Sp. z o.o. Sp. k. dla potrzeb aktualnej i przyszłych rekrutacji.

INFORMATION CLAUSE

CLAUSE ON THE PROCESSING OF CONTRACTORS’ PERSONAL DATA

Pursuant to Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (the “GDPR”), we hereby inform you as follows:

1. Controller

The controller of your personal data is BOTA Technik Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. komandytowa, with its registered office in Gdańsk (80-299), ul. Nowy Świat 38C, registered in the Register of Entrepreneurs maintained by the District Court Gdańsk – Północ in Gdańsk, 7th Commercial Division, under KRS number 0000432307, holding NIP 5862278701 and REGON 221740579 (hereinafter: the “Controller” or “BOTA”).

The Controller, having assessed risks and requirements, has not appointed a Data Protection Officer. Any questions concerning the processing of your personal data or the exercise of your rights may be directed to the Controller at the following e-mail address: rodo@botatechnik.pl or in writing to the Controller’s registered office.

2. Purposes and Legal Bases of Processing

Your personal data will be processed solely for the following purposes:

conclusion, performance, and execution of a service agreement – Article 6(1)(b) GDPR,
communication necessary to conclude an agreement or perform pre-contractual measures taken at your request – Article 6(1)(b) GDPR,
compliance with legal obligations imposed on the Controller, in particular accounting, tax, and legal obligations (including issuing and storing invoices, sales and accounting documents, and handling complaints) – Article 6(1)(c) GDPR,
establishment, exercise, or defense of legal claims – Article 6(1)(f) GDPR,
pursuing the Controller’s legitimate interests, in particular marketing of products and services, submitting offers in the framework of mutual cooperation, and personalizing such offers – Article 6(1)(f) GDPR in conjunction with Article 398 of the Act of 12 July 2024 – Electronic Communications Law (Journal of Laws 2024, item 1221).

3. Retention Period

Your personal data will be processed for the duration of the agreement and thereafter until the expiry of the limitation period for claims arising therefrom or until the expiry of statutory retention periods under applicable law, in particular tax and accounting regulations. Where data is processed on the basis of consent, it will be processed until such consent is withdrawn.

4. Automated Processing

Your data may be processed in an automated manner, including profiling.

5. Data Recipients

The recipients of your personal data may include:

employees and associates of BOTA authorized to process data on behalf of the Controller,
external entities processing data on behalf of the Controller under data processing agreements,
banks and financial institutions, where necessary to ensure settlements,
supervisory authorities, public authorities, and other entities authorized under applicable law, upon request or where disclosure is necessary for compliance with legal obligations.

6. Transfers to Third Countries

The Controller does not intend to transfer your personal data to a third country outside the European Economic Area or to an international organization. Should such a transfer be required, it will take place only under the conditions and to the extent permitted by law.

7. Safeguards

In processing your personal data, the Controller applies appropriate organizational and technical measures in accordance with applicable law to ensure their security.

8. Data Subject Rights

In connection with the processing of your personal data, you have the right to:

access your data – Article 15 GDPR,
rectification – Article 16 GDPR,
erasure – Article 17 GDPR,
restriction of processing – Article 18 GDPR,
data portability – Article 20 GDPR,
object to processing – Article 21 GDPR.

Where processing is based on consent, you have the right to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing carried out prior to withdrawal.

9. Complaints

If you believe that the processing of your personal data infringes the provisions of the GDPR, you have the right to lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office.

10. Requirement to Provide Data

Providing personal data is voluntary; however, it constitutes a condition for concluding and performing an agreement with BOTA. Failure to provide the necessary data will result in the inability to conclude such agreement.

KLAUZULA DOTYCZĄCA MONITORINGU WIZYJNEGO

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) informujemy, że na mocy art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a także na podstawie art. 22² Kodeksu Pracy na terenie siedziby firmy Bota Technik Sp. z o.o. Sp. k. w Gdańsku przy ul. Nowy Świat 38C stosowany jest monitoring wizyjny przy użyciu urządzeń rejestrujących. O stosowaniu monitoringu wizyjnego informują widoczne tabliczki lub plakietki umieszczone bezpośrednio w miejscu zbierania danych (wizerunku) przy wejściu do obiektu.

Ponadto pragniemy poinformować, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest BOTA Technik Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. komandytowa z siedzibą w Gdańsku (80-299), ul. Nowy Świat 38C, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy pod nr KRS: 0000432307; posiadająca nr NIP: 5862278701 oraz nr REGON: 221740579; zwana dalej: „Administratorem, „BOTA”.

Kontakt z Administratorem w sprawie monitoringu wizyjnego jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: rodo@botatechnik.pl.

2. Pani / Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku na terenie siedziby Administratora. Podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa osobom przebywającym w budynku oraz na terenie zarządzanym przez Administratora, w tym zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom oraz zapewnienie bezpieczeństwa mienia Administratora, pracowników i gości.

3. Pani / Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora w związku z obsługą systemu monitoringu wizyjnego oraz organom porządkowym
i administracyjnym zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

4. Administrator zabezpiecza zdarzenia zarejestrowane przez monitoring, które zagrażają bezpieczeństwu, życiu i zdrowiu klientów, niszczeniu i kradzieży mienia dla celów dowodowych:

na wniosek osób trzecich
na wniosek organów prowadzących postępowania, np. policji, prokuratury, sądów
zaobserwowane przez osoby obsługujące monitoring, które mogą być dowodem na popełnienie czynu niedozwolonego

5. Przekazywanie danych osobowych w postaci wizerunku nagrywanego przez system monitoringu wizyjnego jest powiązane pod względem technicznym i logistycznym z przebywaniem w obszarze objętym monitoringiem, oznaczonym tabliczkami informacyjnymi zawierającymi odpowiedni znak graficzny informujący, że dany obszar jest objęty monitoringiem.

6. Pani / Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres maksymalnie do 6 miesięcy od dnia nagrania. Okres przetwarzania może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie Pani / Pana danych osobowych będzie niezbędne do ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń albo obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora.

7. Przysługuje Pani / Panu prawo dostępu do danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych osobowych w celu określonym powyżej, z przyczyn związanych z Pani / Pana szczególną sytuacją. Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, o ile uzna Pani / Pan, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.

8. Zgoda na podanie i przetwarzanie danych osobowych w postaci wizerunku jest dobrowolna, natomiast jej brak może być związany z zakazem przebywania na terenie obiektu/siedziby Administratora objętego monitoringiem.